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PRINCIPIOS ESENCIALES DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES
Objeto
El Procedimiento de Gestión de informaciones del COLEGIO OFICIAL DE DENTISTAS DE ÁLAVA (COALAVA) establece un marco para reportar infracciones normativas y éticas, dentro de la organización, y tiene como objetivo promover una cultura corporativa de cumplimiento y ética laboral y profesional, así como el respeto absoluto de la legalidad vigente.
Ámbito de aplicación
Este Procedimiento se aplicará a las personas físicas, con una relación directa o indirecta con el COALAVA, que hayan obtenido información sobre infracciones en una relación laboral o profesional.
El COALAVA dispone de un Canal de Denuncias, que tiene como función servir de herramienta para que las personas, anteriormente citadas, puedan comunicar irregularidades o cualquier incumplimiento de su Código Ético, así como aquellos otros comportamientos contrarios a la Ley, que pudieran ser constitutivos de infracciones penales y/o administrativas graves.
Canal de Denuncias
Las comunicaciones al Canal de Denuncias pueden ser realizadas por escrito, verbalmente o de ambas formas:
En caso de comunicaciones por escrito, se podrán canalizar éstas por cualquiera de los siguientes medios:
- Vía correo postal, dirigido a: A/A Responsable del Canal de Denuncias del COALAVA, Eduardo Dato 43 bajo, 01005 – Vitoria-Gasteiz, Álava.
- A través del Canal de Denuncias de Consulpyme indicando el código ADCD8015 que corresponde al Colegio Oficial de Dentistas de Álava.
https://canal.consulpyme.com/user/complaint/channel
Gestión y tramitación
Todas las comunicaciones recibidas se registran en un libro-registro, garantizando la confidencialidad y seguridad de la información.
El Delegado de Gestión analizará y verificará las comunicaciones recibidas, pudiendo contratar profesionales externos, para investigar los hechos que se incluyen en las mismas. Durante el proceso de investigación, se garantizará la confidencialidad, tanto del informante como también de la persona sobre la que se presentan los hechos comunicados, y se respeta su presunción de inocencia y su honor.
Tras la recepción de la comunicación, se enviará un acuse de recibo en el plazo máximo de siete (7) días naturales.
Durante la tramitación de la comunicación es posible mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, solicitar información adicional.
El plazo máximo para la investigación y emisión de un informe definitivo es de tres (3) meses, aunque puede ampliarse por otros tres (3) meses, máximo, en casos de especial complejidad.
Una vez concluida la investigación, se emitirá un informe que incluye los hechos comunicados, la evaluación, los resultados de la investigación y las medidas adoptadas.
Cuando los hechos comunicados pudieran ser constitutivos de delito, se remitirá inmediatamente la información al Ministerio Fiscal.
Garantías y protección de datos personales
Se establecen medidas para controlar y prevenir represalias contra el informante.
Además, se realiza un seguimiento anual del procedimiento y se evalúa su eficacia, con el objetivo de mejorar la protección de los informantes y responder eficazmente a las comunicaciones recibidas a través del Canal de Denuncias del COALAVA.
Garantía del derecho de la persona sobre la que se presentan los hechos comunicados a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento.
En cuanto a la protección de datos, el COALAVA garantiza la confidencialidad y protección de la identidad del informante, aun cuando la comunicación sea remitida por canales que no sean el establecido.
Los datos personales solo se divulgan cuando es necesario para llevar a cabo la investigación o cumplir con requisitos legales, respetando la legislación de protección de datos personales.
Cualquier comunicación, relativa a protección de datos, podrá ser remitida al buzón del Delegado de Protección de Datos del COALAVA, a través de la siguiente dirección de correo electrónico: delegadopd.sanitarios@urbaser.com
El objeto del presente Protocolo es establecer unas pautas sobre la creación del canal de denuncias dentro del grupo, adecuar el funcionamiento de los mismos, y la gestión de la investigación de los hechos informados, de conformidad con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
El canal de denuncias es el cauce preferente, para trabajadores, clientes, proveedores y otros, para informar sobre aquellas acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, todo ello en los términos previstos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en la directiva (UE) 2019/1937 relativa a las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la unión.
Además de las citadas normas, la implementación del canal debe integrarse a otras normativas nacionales e internacionales, tales como la laboral, protección de datos, normas de igualdad de género, etc. La implantación de estos canales tiene como finalidad los siguientes objetivos:
- Integrar los distintos canales internos de información dentro de la organización.
- Ayudar a detectar las irregularidades que se puedan cometer dentro de la organización, lo que permite implementar las medidas correctoras que procedan a efectos de prevenir su reiteración.
- Afianzar la cultura de cumplimiento y buenas prácticas de la corporación.
- Dotar a la organización de mecanismos de conocimiento para la implantación o modificación de controles en relación con las eventuales conductas de incumplimiento.
- Garantizar que las comunicaciones presentadas se traten de forma efectiva, siguiendo los principios recogidos en la Política del canal de denucias y conforme a las pautas establecidas en el Protocolo de gestión de las informaciones recibidas.
